În timp ce v-ați jefuit subsolul în căutarea decorațiunilor de sărbători, poate ați dat peste cutii cu documente din ultimul mileniu. Și apoi, probabil te-ai întrebat: „Nu aș putea să arunc astea afară?”
Companiile și guvernele au adesea politici de păstrare a documentelor. Majoritatea oamenilor nu.
Înțelepciunea comună sugerează că păstrăm documente importante timp de șapte ani, din motive care, ne amintim vag, au legătură cu impozitele.
Pentru cei dintre noi cu înregistrări pe hârtie care datează de la Administrația Clinton, asta ar părea să însemne că le puteți arunca.
Dar asta înseamnă totul?
Am pus aceste întrebări contabililor și experților fiscali. Iată ce ne-au spus.
Să începem cu declarația fiscală, un document aproape universal care ne îndeplinește datoria anuală față de unchiul Sam.
„IRS vă poate audita fără motiv sau pentru orice motiv, timp de trei ani de la data la care ați depus declarația”, a spus Paul Mendelsohn, CPA din Livingston, New Jersey.
„IRS are mai mult timp”, dincolo de cei trei ani, „dacă plătiți cu întârziere, depuneți o declarație modificată, depuneți o declarație frauduloasă sau omiteți venituri care reprezintă cel puțin 25% din ceea ce ați raportat”, a spus el.
Regula de șapte ani există, în parte, pentru că IRS „are de obicei până la șase ani pentru a vă audita returnarea dacă există o problemă mare, cum ar fi venitul neraportat”, a spus Mark Gallegos, CPA din Chicago. Al șaptelea an „este doar un tampon”.
Există însă cazuri în care nici șapte ani nu este suficient.
Exemplu: nu există nicio limită de timp pentru a urmări persoanele care depun o declarație fiscală frauduloasă sau nicio declarație.
„Dacă nu ați depus niciodată o declarație fiscală, statutul nu începe niciodată, așa că va trebui să păstrați evidența pe termen nelimitat”, a spus Scott Brillhart, un CPA în Chicago.
Concluzia: păstrați-vă declarațiile fiscale timp de cel puțin șapte ani, dacă nu pentru totdeauna.
Păstrează-ți declarațiile fiscale timp de cel puțin șapte ani, spun experții fiscali.
Documentele pe care le depuneți împreună cu declarația fiscală sau pe care le utilizați pentru a o pregăti, inclusiv formularele W-2, 1099-urile, chitanțele și evidențele de cheltuieli, „pot fi de obicei aruncate după șapte ani”, a spus Gallegos.
De fapt, majoritatea dintre noi nu vor avea nevoie de documentele justificative pentru mai mult de trei ani, a spus Mendelsohn.
Și astfel, cel puțin, păstrați acele înregistrări „timp de trei ani de la data la care ați depus declarația inițială sau doi ani de la data la care ați plătit impozitul, oricare este mai târziu”, a spus el.
Concluzie: păstrați documentele fiscale justificative timp de cel puțin trei ani și, în mod ideal, timp de șapte.
Nu este greu să umpleți o cutie cu extrase vechi bancare și de card de credit, taloane de plată și alte documente de la instituții financiare cu multe cifre.
Acestea „pot fi mărunțite după un an, cu excepția cazului în care le păstrați în scopuri fiscale”, a spus Mendelsohn.
Michelle Crumm, un planificator financiar certificat și expert fiscal din Ann Arbor, Michigan, sfătuiește clienții să păstreze evidențele bancare și ale cardurilor de credit timp de șapte ani.
„Păstrați o copie digitală dacă vă faceți griji că nu mai aveți acces niciodată”, a spus ea.
Concluzia: păstrați extrasele bancare și ale cardului de credit timp de cel puțin un an și, probabil, timp de șapte.
Iată o excepție de la regula celor șapte ani. Gândește-te la asta ca la șapte ani în plus.
Dacă dețineți o casă sau un alt activ de investiție, documentele însoțitoare „trebuie să rămână în jur în timp ce dețineți proprietatea” sau investiția „și cel puțin șapte ani după ce o vinzi”, a spus Gallegos.
Motivul: „Aceste înregistrări sunt esențiale pentru a afla baza de cost, care are un impact asupra taxelor pe care le-ați putea datora atunci când vindeți”, a spus el.
Baza de cost este valoarea inițială a unui activ, calculată în scopuri fiscale, potrivit site-ului de jurnalism financiar Investopedia. Această valoare ajută la determinarea câștigului de capital, care este diferența dintre baza de cost și valoarea de piață curentă a activului.
„Păstrează-ți actul asupra casei tale, titlul de proprietate asupra mașinii, ipoteca ta” sau închirierea sau împrumutul auto, „atâta timp cât deții proprietatea”, a spus Mendelsohn.
Concluzie: Păstrați evidența proprietății și a investițiilor în timp ce dețineți activele și, în mod ideal, timp de șapte ani după ce vindeți.
Regula de șapte ani plus se aplică și acestor documente, a spus Gallegos.
„Păstrați înregistrările pentru IRA sau 401(k) atâta timp cât contul este activ și timp de șapte ani după încheierea acestuia”, a spus el. „Sunt importante pentru a ne asigura că distribuțiile sunt raportate corect.”
Distribuțiile contului de pensionare (adică, retragerile) sunt incluse în declarația dvs. de impozit. Unele sunt impozitate; unii nu sunt. Oricum, vei dori să păstrezi evidențele.
Concluzie: păstrați înregistrările contului de pensionare cât timp contul este deschis și timp de șapte ani după închidere.
Păstrați-vă cardul de securitate socială pentru totdeauna, vă sfătuiesc experții fiscali.
Crumm, expertul fiscal din Michigan, enumeră mai multe tipuri de înregistrări clienții ei nu ar trebui să le arunce niciodată. Printre acestea: acte de adopție, certificate de naștere, certificate de deces, hotărâri de divorț, procese, certificate de căsătorie, diplome și foile școlare, fișe de sănătate și de imunizare și carduri de asigurări sociale.
Dacă aveți înregistrări fiscale pe proprietate sau pe cadouri, spune Gallegos, ar trebui să le păstrați pentru totdeauna.
Unele înregistrări sunt redundante. Când primiți o nouă evaluare a impozitului pe proprietate, probabil că este sigur să o aruncați pe cea veche, a spus Crumm.
Alte documente pe care le puteți distruge în siguranță atunci când obțineți unul nou: rapoarte de credit, declarații de securitate socială și înmatriculări ale vehiculelor.
Ce este impozitul pe venit? Cum funcționează, diferite tipuri și ce state nu o au
Dacă aveți un document vechi care nu este menționat mai sus, a spus Mendelsohn, probabil că sunteți în siguranță urmând regula celor șapte ani.
Exista si exceptii. Dacă dețineți o afacere, nu ați depus o declarație fiscală sau ați fost dat în judecată, vă recomandăm să păstrați fiecare fărâmă de hârtie asociată.
Altfel, probabil că poate merge.
Acest articol a apărut inițial pe USA TODAY: Documente „Forever”: Iată înregistrările pe care nu ar trebui să le aruncați niciodată
Leave a Reply